Yesterday we hosted a virtual gender reveal party and had family and friends from all over the USA, Mexico and Spain tune in. I had many people ask me what sites I used to put it together so I thought I’d share it with everyone!

I had originally planned to throw the virtual party and decorate as if it was an in-person party, I went on Amazon and pretty soon my cart was full of balloon arches, backdrops, arrangements, poppers, etc! My bill was quickly over $200!! I thought that was just silly, considering nobody would physically be there to enjoy it all! So I deleted my cart and decided to just throw the party with what I had already at home. Our family had also just been in numerous Skype calls, FaceTimes and zooms and I realized that all we really want, is to see and talk to each other, we don’t need anything else!

Things to consider when hosting a virtual Party

  • Where are all my guests going to be running in from? Same city as me? Out of the country? Whats their time zone?!
  • Select a date that works for everyone, even though we are all stuck at home all over the world, some people still have…. jobs! And they work from home, also some have kids and they home-school, etc. Consider your invited guests and their time. We went with Saturday at noon, considering those on European time.
  • Select a provider that is easy to use and that everyone can have access to. For many of our guests, it was the first time they had ever used Zoom and to be quite honest, a lot of their automatic features changed but it only took a few minutes for everyone to get the hang of it. There are other providers out there like Skype, FaceTime, etc. I figured Zoom worked for us because a lot of us could be on at the same time and we could all see echoer, and for the first 45 minutes its free!
  • Find if your provider allows you to: record your video chat, to mute/unmute everyone, requires a password to join the virtual room, allows you to change your background (like a green screen).
  • How will you make the announcement?! Originally I was going to do confetti poppers but since I decided to go with what I had, we made a hand-made sign that said BOY and had our daughter, Stacy announce it at the end of the party and hold the sign up! Simple and so personal, she was super excited to announce it and everyone cheered!
  • Where will you be streaming from? Your living room? The kitchen? Make sure you have a set up for your laptop and have great lighting so your guests can see you!
  • Test your system! Make sure whatever provider you go with, that it works prior to your virtual party!

Free Apps to host a Virtual Party

  • For your invitations: Canva I use it for EVERYTHING! My blog, social media posts, actual invitations for in-person parties, virtual invites, etc. I’m not a photoshop expert so Canva is my go-to app. Most of the stuff I do on my phone because I use my super old designs and just recycle them! Check it out and use this LINK, when you register, we both get points! They have a paid for version but their FREE version is all you need!
  • For the Virtual Room: Different ways to go about it, you can either go with a Facebook, YouTube or Instagram Live where the way your guests interact with you is via messaging OR via a video chat such as Skype, FaceTime, WhatsApp, Zoom, Google Hangouts Meet, and so many more but I am only listing the ones that are FREE and that I have experience with.
  • In terms of user-friendliness I opted for Zoom the free version, only down side of the free version is that it limits you to only 45 minutes (or an upside) then it automatically ends your meeting/party. It gives you analytics like who joined the call, via their email, phone number, etc. How long they were on for, chat transcripts and if you chose to, you can record the whole meeting/party! You have different view settings that each person can control on their own, you can share a screen and change your background to a virtual one! They have neat backgrounds to chose from or you can upload your own!
  • Background: either you spend some time and money and decorate your background for your party OR you just use a virtual background! Zoom already provides options for virtual backgrounds or you can upload your own! We created our own on…. Canva and uploaded it to Zoom! For FREE!
  • Props/Decoration: Again, keep it simple! All we really care about is being your lovely face and chatting! We didn’t spend a dime, just used what we had at home for our hand-made BOY sign my daughter used to announce the gender and that’s it! Thats how you decorate, for FREE! But of course you can always order everything via Amazon and go all out (not free though)!

There you have it, host FREE Virtual Party also super stress-FREE! Comment below if you have more tips!

Cómo organizar una fiesta virtual

Ayer organizamos una fiesta virtual de revelación de género y tuvimos familiares y amigos de todos los Estados Unidos, México y España sintonizados. Muchas personas me preguntaron qué aplicaciones utilize, ¡así que pensé en compartirlo con todos!

Originalmente había planeado organizar la fiesta virtual y decorar como si fuera una fiesta en persona, me conecte a Amazon y muy pronto mi carrito estaba lleno de arcos de globos, fondos, arreglos, poppers, etc. ¡Mi factura superó rápidamente los $ 200! Pensé que era una tontería, ¡considerando que nadie estaría físicamente allí para disfrutarlo todo! Así que borré mi carrito y decidí simplemente organizar la fiesta con lo que ya tenía en casa. Nuestra familia también había estado en numerosas llamadas de Skype, FaceTimes y zooms, y me di cuenta de que todo lo que realmente queremos es vernos y hablarnos, ¡no necesitamos nada más!

Cosas para tomar en cuenta al organizar una fiesta virtual

  • ¿Desde dónde van a conectarse todos mis invitados? ¿La misma ciudad que yo? ¿Fuera del pais? ¿Cuál es su zona horaria?
  • Seleccione una fecha que funcione para todos, a pesar de que todos estamos encerrados en casa por todo el mundo, algunas personas todavía tienen … ¡trabajos! Y trabajan desde casa, también algunos tienen hijos y ellos estudian en casa, etc. Considere a sus invitados y su tiempo. Decidimos por el sábado al mediodía, considerando aquellos en horario europeo.
  • Seleccione un proveedor que sea fácil de usar y al que todos puedan tener acceso. Para muchos de nuestros invitados, era la primera vez que usaban Zoom y, para ser honesta, muchas de sus funciones automáticas cambiaron, pero solo tomó unos minutos para que todos lo entendiéramos. Hay otros proveedores como Skype, FaceTime, etc. Me imaginé que Zoom funcionó para nosotros porque muchos de nosotros podríamos estar activos al mismo tiempo y todos podríamos vernos unos a los otros, ¡y durante los primeros 45 minutos es gratis!
  • Averigüe si su proveedor le permite: grabar su video chat, silenciar / activar el silencio a todos, requiere una contraseña para unirse a la sala virtual, le permite cambiar su fondo (como una pantalla verde).
  • ¿Cómo harás el anuncio? Originalmente iba a hacer poppers de confeti, pero como decidí ir con lo que tenía, ¡hicimos un letrero hecho a mano que decía BOY y nuestra hija, Stacy, lo anunció al final de la fiesta y sostuvo el letrero! Simple y muy personal, ¡estaba súper emocionada de anunciarlo y todos muy contentos!
  • ¿Desde dónde se transmitirá? ¿Tu sala? ¿La cocina? ¡Asegúrese de tener una configuración para tu computadora portátil y una excelente iluminación para que tus invitados puedan verlo!
  • Pon a prueba tu sistema! ¡Asegúrese de que el proveedor funcione antes de tu fiesta virtual!

Aplicaciones gratuitas para organizar una fiesta virtual

  • Para sus invitaciones: Canva ¡Lo uso para TODO! Mi blog, publicaciones en redes sociales, invitaciones reales para fiestas en persona, invitaciones virtuales, etc. No soy un experto en photoshop, así que Canva es mi aplicación favorita. ¡La mayoría de las cosas que hago son desde mi teléfono porque uso mis diseños súper viejos y simplemente los reciclo! ¡Compruébalo y usa este ENLACE, cuando te registres, ambos obtendremos puntos! ¡Tienen una versión de paga pero su versión GRATUITA es todo lo que necesitas!
  • Para la sala virtual: diferentes formas de hacerlo, puede ir con Facebook, YouTube o Instagram Live donde la forma en que sus invitados interactúan con usted es a través de mensajes O a través de un chat de video como Skype, FaceTime, WhatsApp, Zoom, Google Hangouts Meet, y muchos más, pero solo enumero los que son GRATUITOS y con los que tengo experiencia.
  • En términos de facilidad yo uso, opté por Zoom en la versión gratuita, lo único negativo de la versión gratuita es que te limita a solo 45 minutos (o una ventaja) y luego finaliza automáticamente tu reunión / fiesta. Le brinda análisis como quién se unió a la llamada, a través de su correo electrónico, número de teléfono, etc. ¡Cuánto tiempo estuvieron conectados, transcripciones de chat y, si lo desea, puede grabar toda la reunión/fiesta! ¡Tiene diferentes configuraciones de vista que cada persona puede controlar por sí misma, puede compartir una pantalla y cambiar su fondo a uno virtual! ¡Tienen fondos para elegir o puedes subir el tuyo!
  • Fondo: o gastas algo de tiempo y dinero y decoras tu fondo para tu fiesta O simplemente usas un fondo virtual. ¡Zoom ya ofrece opciones para fondos virtuales gratis o puedes subir el tuyo! Creamos el nuestro en … Canva y lo subimos a Zoom. ¡Gratis!
  • Decoración: ¡Una vez más, que sea sencillo! ¡Lo único que realmente nos importa es ver tu cara encantadora y platicar! No hay porque gastar ni un centavo! Nosotros simplemente usamos lo que teníamos en casa para nuestro letrero hecho a mano que decía NIÑO y que mi hija utilizo para anunciar el género y ¡eso es todo! ¡Así es como decoras, GRATIS! ¡Pero, por supuesto, siempre puedes pedir todo a través de Amazon y ordenarlo todo como una fiesta en persona pero…eso NO es gratis!

Ahí lo tiene, organice una fiesta virtual sin gastar un centavo. ¡también súper LIBRE de estrés! ¡Comenta abajo si tienes más consejos!

xoxo,

LA Mami,

Julie Lopez

4 Replies to “How to host a Virtual Party”

  1. Super exciting and congratulations!!! I love zoom for big chats with family and friends. There’s a lot of great ways to stay connected and I’m happy we have options. Glad you had a great reveal virtually!

    1. Thank you!! It was wonderful! ❤️ 🥰 I love how everyone is still trying to stay in touch even if it’s virtually. We have been using Skype for years everyday so our daughter can talk and see her grandparents and family in Spain!

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